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お仕事Tips:スマホのアラームを10分前にセットせよ

この2週間ほどお仕事ラッシュで、起業して以来、最も多忙な日々を送っていました。

 

私自身は、マルチタスクをこなすのは会社員時代から比較的慣れてはいるのですが、今回のお仕事の波は時間管理を相当きっちりやりきらないと乗り越えられない類のものでした。

 

私が通常使っているスケジュール管理に関する仕事術は、以前↓のブログ記事でまとめています。

 

  ■「スケジュール管理・ToDo管理の4つのコツ〜私の仕事ハック〜」 

 

今日は、それに加えて最近使っているお気に入りの方法をご紹介。

 

それは、次の行動に移らなければならない時間の10分前にスマホのアラームをセットする、というものです。

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「なーんだ、それだけ?」と思われるかもしれません。でもこの方法、意外に良いんですよ。3つほど意味があると思っています。

 

 

1)絶対に遅れられない時の保険

 

ビジネスパーソンとして一番やってはいけないのは、アポに遅れてしまうことです。別のことに気を取られて出発時間を遅れてしまうということだけはないように、「予防的措置」をとっておくべきですが、アラームはそれにピッタリ。

 

まあ会社組織で偉くなれば、秘書が何でもやってくれるという話なのでしょうが、通常そうはいきません。でも、「そろそろ出発のお時間ですよ」と声をかけてくれる秘書がいなくても、アラーム機能があれば事足ります。

 

 

2)自分で敢えてセットすることで集中力を増加

 

絶対に遅れられない時の保険、という意味では予定表のアラーム機能を使うという手もあるのかもしれません。

 

でも、自動的にアラームが鳴る形ではなく、敢えて自分の手で時間設定することで残された持ち時間を強く意識することになります。案外これが集中力を高めるんですね。いわゆる「締め切り効果」というやつです。

 

逆に、休日や夜にダラダラ仕事をすると効率が今ひとつになりがちなのは、この「締め切り感」が不足しているからではないかと思います。

 

 

3)「10分前」の妙味

 

次に動かなければならない時間の「10分前」(5分前でもいいと思いますが)にセットすることで、少しだけ行動に余裕を持たせます。

 

この余裕があると、持参物を点検するとか、資料をさっと出し易くしておくとか、名刺が切れていないかチェックするなど、ちょっとした頭のシミュレーションをしてその先の行動をスムーズにすることができます。

 

こうした余裕を持たせることが、実は効率の良さにつながるものです。

 

 

アラームをうまく使いこなすって、実は主婦/主夫の方も料理の中で上手にやってますよね。主婦/主夫業も実は「マルチタスク」。こうしたセルフ・アラーム機能、他のマルチタスクの場面でも応用が利くことがあるかもしれません。