読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

*[雑感]スケジュール管理・ToDo管理の4つのコツ〜私の仕事ハック〜

仕事のスケジュール管理やToDoの管理に苦労する人は多い。世の中に様々な工夫をこらした手帳が出続けるのもそうした悩みを反映しているのだろう。実際、私もそんな一人だった。

製薬企業の「プロマネ」というのは(特に私のいた会社ではそうだったのだが)、悪い言い方をすれば仕事のゴミため場みたいなもので、組織の間に落ちそうな仕事というものはすべからく降ってくる。そうすると、アシ(時間軸)の長い仕事と短い仕事、重要度の高い仕事と低い仕事、色んな種類の仕事が舞い込んで、結果「首が回らない」状態になり、いくら残業しても仕事が片付かない泥沼に陥りがち。


そんな泥沼の経験を経て身につけたスケジュールとToDo管理のコツが4つある。




<コツ1:プライベートも含め全ての予定を一か所で管理する>

スケジュール管理で一番避けなければならないのは、「ダブルブッキング」。直前でダブルブッキングが発生しているのがわかると、再調整でやたらと労力がかかるし何よりも信用を失いかねない。そして、ダブルブッキングは仕事でもプライベートでも起こしたくないものだ。


なので、仕事もプライベートも、すべての予定を一か所に放り込む。どんな類の予定も、週末もウィークデイも関係なくすべて、だ。


スケジュール管理ツールとしては紙、ソフト色々とあるが、私は長年使いなれているのでOutlookを使っている。一昔前までスマホが使えなかった時代では、出先でスケジュール調整する際に非常に不便を感じたものだったが、スマホのスケジュール帳と連動するようになってからは、もはや何の不便も無い。


大概の組織人は、所属先で指定のグループウェアがあるだろうから、ともかくそれをベースにプライベートの予定もすべてそこに入れ込むことをお勧めする。




<コツ2:ToDoリストは作るな。予定表に入れよ>

ToDoリストを作って、重要度や緊急度に分けて管理するべし、的なことを唱えている本を目にしたことがあるし、スケジュール管理ソフトにもToDoリストを書き込めるような枠が設けられているので、リスト化している人も多いのだろう。


でも、敢えて言いたい。ToDoリストは作るな、と。
予定表におとせないToDoは、真のToDoではないからだ。というか、真のToDoなのに予定化していないことのリスクを指摘したい。


特に先々に発生しそうなアシの長い仕事であればあるほど、わからないなりに少し余裕を見積もった工数でまずは予定表に入れるのが大事だ。例えば、3ヶ月先に提出しなければならないレポートがあるとする。今までの経験で、余裕をみて丸3日分(24時間)程度の投入で大体仕上げられると想定したとする。おそらくその前の3日間を全部潰して進められるようなやり方ではないだろう。だとしたら、3週間前から半日の作業時間を6回分、うまくばらけるようにしてまず予定表に突っ込むのだ。


とにもかくにもそうやって予定表に入れておけば、後々別の予定が入る時でも、この予定を動かすのか、ここで別の予定を入れてしまっては拙いので断るのか、といった判断ができるようになる。目に見える形で入れておくことがともかくも肝要なのだ。




<コツ3:アポを取る時は3つの時間帯候補をこちらから提示する>
もう1つの仕事術はアポを取る時のコツ。特にこちらからコンロトール不能な力関係に差がある場合のアポの取り方。これは、先方にお願いする時にこちらがブロックできる時間帯候補を3つ程示すのが良い。


まず、こちらからアポをお願いするのに、オープンな聞き方をして先方に考えさせることは失礼な事と思わなければならない。更に言えば、相手がすぐに返事をくれるかどうかわからないすぐに返事を頂けるとは限らないのだから、「AAの週かBBの週でお時間あるところありますでしょうか?」みたいな聞き方をするのは自分の首を絞めることにしかならない。


「AAの週の火曜日午前中、金曜日午前中、BBの週の水曜日午前中のいずれかでお時間頂けますか?もし難しいようでしたら、BBの木曜日以後でお時間いただけそうなところを複数頂戴できましたら幸いです」というような依頼の仕方であれば、相手に迷惑もかけないし、自分の首も絞めない。アポ取りは依頼の時点で勝負は決まるものなのだ。




<コツ4:まとまった作業は自分の机でやらない>

これは、私が会社員だった時に実践できなかったが、絶対にやると良いと考える仕事術の1つだ。会社の机にいると、必ず電話をかけてくる人、声をかけてくる人が出てくる。予定表にまとまった作業時間をとっているところで、これが起きると結局「Firedrill(急ぎの仕事への対応)」で殆どの時間が費やされる事になる。


でも、本当は何カ月もかけて「ここ」というところをねん出した作業時間なので、そんな急ぎのゴミ仕事よりもよっぽど優先すべきものなのだ。かつてトリンプの名社長であった吉越浩一郎さんは、一切の電話やら何やらを断ち切らせる「集中時間」をつくるというような話を以前読んだようなことがあるが、そんな経営者はなかなかいないので、ここは自分でそういった環境を創り出すしかない。


空いている会議室でも近所の喫茶店でもどこでもよい。自分の「秘密基地」を作っておくことが、生産性を高める。




というようなところが、私が考えるスケジュール管理の仕事術だ。私ももちろんこれが完璧に最初から実践できていたわけではないし、今でも以前のプロマネ業に戻ったとしたら、それでも仕事があふれていたとは思う。まあしかし、これくらいできれば独りで仕事やっている分には時間のやり繰りに関してはかなり楽勝に近いのも事実だ。


Time is money。「時間泥棒」に負けず、しっかりと自分の手元で手なづけられるようにしたいものだ。